Mēdz teikt, ka nauda kokos neaug, tādēļ patiesa māksla ir to atrast uz līdzenas vietas. Pēc «BiSMART» ekspertu domām tas ir iespējams, ja vien pievēršas biznesa procesu izvērtēšanai un efektivitātes uzlabošanai. Turklāt tas nebūt nav sarežģīti vai dārgi, kā sākumā varētu šķist. Lūk, daži praktiski piemēri un ieteikumi.
# Lieki izdrukāti dokumenti ne tikai nogalina kokus, bet arī peļņu
Kā atzīst «BiSMART» eksperts un konsultāciju uzņēmuma «PwC» Finanšu un vadības konsultāciju nodaļas vecākais menedžeris Ģirts Kronbergs viens no biežākajiem lieku tēriņu avotiem ir nesakārtota «drukas saimniecība».
Īpaši par to būtu jāpadomā, ja uzņēmumā intensīvi izmanto daudz un dažādas drukas iekārtas, taču nav pilnvērtīga kontroles par to, kas, kad un ko drukā. Kā samazināt šos tēriņus?
Efektīvs risinājums ir izdruku uzskaite, un drukāšana pēc tam, ka ir ievadīts PIN kods vai pie nolasītāja pielikts čips. Šis risinājums ne tikai samazina izdruku apjomu, bet arī panāk to, ka drukas iekārtā ilgstoši netiek atstāti konfidenciāli dokumenti. Tas ir būtisks papildu efekts, atzīst Kronbergs.
Ja uzņēmumā ir vairākas drukas iekārtas, jāizvērtē, vai tās tiešām ir nepieciešamas. Reizēm pietiek dažas mazākas iekārtas aizstāt ar vienu jaudīgāku, turklāt novietot to publiskā vietā. Parasti arī tas samazina drukāšanas intensitāti, jo darbinieki nevēlas pārāk bieži staigāt pie printera un arī neizmanto darba resursus privātām vajadzībām.
Citi tēriņi veidojas par papīru, toneri un galu galā arī par drukas iekārtas apkopi.
Vislielākie izdevumi saistībā ar izdruku veidojas tieši izmaksās par toneri vai tinti. Tādēļ, kad vien iespējams, izmantojiet iespēju drukāt «melnrakstā» (draft mode). Izdrukas izskatīsies blāvākas, taču iekšējai lietošanai būs pilnībā piemērotas. Nākamā lielākā drukas izmaksu pozīcija ir papīrs. Melnrakstiem vai iekšējai saskaņošanai varat izmantot pārstrādātu papīru, drukāt abpusēji vai uz vienas A4 lapas drukāt vairākas dokumenta lapas (drukas iestatījumos izvēloties funkciju «multiple pages»). Pārskatiet iekšējos procesus – varbūt visus saskaņojamos dokumentus nevajag drukāt, pietiek ar elektronisku vīzu.
# Katra lieka sapulce ir izmaksas
Laiks ir nauda - šī ir it kā visiem dzirdēta un zināma atziņa. It kā. Tomēr reti, kurš reāli izrēķina sapulcē lieki pavadītās stundas. Šeit būs visai lietderīgs rīks sapulču izmaksu taimeris -http://www.mcgurrin.com/clock.htm. Nākamās sapulces sākumā ievadiet tās dalībnieku skaitu, vidējo stundu likmi un spiediet pogu «start», sapulces beigās palūkojiet – cik jums tā reāli izmaksāja.
Kā samazināt šo pozīciju? Protams, ir situācijas, kad tiešo komunikāciju neaizstās nekas, tomēr iknedēļas projektu statusu tikšanās var aizstāt vairāk reālā laika komunikācijas un projektu vadības rīki.
Piemēram, komandu komunikācijas rīks «Slack» vai «Skype for Business», projektu vadības un komunikācijas rīks «Basecamp». Šie ir tikai daži piemēri. Daži rīki ir pieejami bez maksas, daži par noteiktu nomas maksu mēnesī, taču tā noteikti atsvērs tos līdzekļus, kas tiek iztērēti nevajadzīgā sapulcē tā vietā, lai darbinieki tiešā veidā rūpētos par peļņu.
# Piegādātāju papīra rēķina apstrāde Latvijā izmaksā no 5 līdz 10 eiro!
No piegādātāja saņemta papīra rēķina apstrāde Latvijā…
Dažādos pētījumos tiek lēsts, ka vidēji viena papīra rēķina apstrāde uzņēmumā (no tā saņemšanas brīža līdz pilnīgai apmaksai) aizņem līdz 30 minūtēm laika un tas maksā piecus līdz desmit eiro. Tagad padomājiet, cik rēķinus mēnesī vai pat gadā apstrādā Jūsu uzņēmumā?
Savukārt padarot rēķinu apriti elektronisku, uzņēmumā var ietaupīt līdz pat 80% laika un izmaksu, turklāt samazināsies kļūdu iespēja. Turklāt «rēķinu digitalizācija» nenozīmē, ka rēķinus vairs nevar saņemt papīra formā un ka jāmaina visi sadarbības principi ar visiem partneriem. Sākumam pietiek ar to, ja rēķinu var ieskenēt, pievienot rēķinu elektroniskās aprites sistēmai, tālāk – grāmatvedības sistēmai.
«Elektronikā rēķinu aprite samazina laika patēriņu vairākiem darbiniekiem – biroja administratoram, vadītājiem un grāmatvežiem, jo visa rēķinu apstiprināšana, nodošana apmaksai vēlāk arhivēšana notiek elektroniski. Tā vadītāji var vairāk pievērsties tiešajiem pienākumiem, bet grāmatveži domāt, kā uzlabot uzņēmuma finanšu rādītājus, nevis manuāli vadīt un apmaksāt rēķinus,» sacīja «OpusCapita» pārdošanas direktors Alvis Dimitris.
Pievērsiet uzmanību arī citiem brīdinājuma signāliem!
Šīs ir tikai dažas pozīcijas, kur uzņēmumi varētu mazināt tēriņus. Tomēr «PwC» speciālists aicina pievērst uzmanību arī citiem brīdinājuma signāliem uzņēmumā. «Proti, ja vairākus gadus pēc kārtas samazinās uzņēmuma peļņa un rentabilitāte, bet izdevumi nesamazinās vai pat pieaug, tad ir jāsāk meklēt iemesli. Šajā gadījumā rodas jautājums, vai esošais biznesa modelis nav sasniedzis griestus un nav kas jāmaina globāli? Tad noder funkciju audits,» skaidro Kronbergs.
Par dažādiem citiem veidiem, kā uzlabot biznesa efektivitāti, palielināt ražīgumu un padarīt uzņēmuma «naudas koku» leknāku varēs uzzināt BiSMART meistarklasē «Uzņēmuma «Naudas koks» – kā to pārvaldīt un vadīt?», kas norisināsies trešdien, 2.decembrī «Bellevue Park Hotel Riga»
Plašāka informācija un reģistrācija www.bismart.lv
Par BiSMART
«BiSMART» ir platforma, kur tiekas bizness, idejas un viedās tehnoloģijas. BiSMART apvieno progresīvākos, veiksmīgākos un atvērtākos uzņēmumus, kas ir saistīti ar biznesa tehnoloģiju pakalpojumiem un ir plaši pazīstami kā Latvijā, tā pasaulē. Vienkārši par sarežģīto!