Darbs attālināti. Kā to vislabāk organizēt

FOTO: Unsplash

Pašizolēšanās, piespiedu karantīna vai uzņēmuma izvēlētā politika - daudziem tūkstošiem vakardienas biroja darbinieku tagad nāksies strādāt attālināti. Par savu pieredzi īpaši sarīkotā vebinārā stāstīja IT kompānija "eazyBI", kura jau 9 gadus strādā attālināti, šobrīd nodarbinot 21 cilvēku.

Darba organizācijai attālināti ir vairākas būtiskas sastāvdaļas - programnodrošinājums un saziņas metodes, darbu plānošana un sadale, kā arī katra konkrētā cilvēka darba organizēšana. Taču pats galvenais ir pārliecināties, ka katra darbinieka rīcībā ir nepieciešamais aprīkojums, un pieejams atbilstošs interneta pieslēgums.

Darba organizēšana no mājām

Biroja, ierastā galda un kafijas automāta vairs nav. To tagad aizvieto dzīvoklis. Te būs vairāki padomi, kā vislabāk iekārtot strādāšanu attālināti.

  • Sava darba vieta. Nav svarīgi, vai tā ir atsevišķa telpa, vai tikai istabas stūris, taču jābūt konkrētai vietai, kas kalpo kā darba vieta. To būtu ieteicams aprīkot ar labu biroja krēslu. Aprīkojumā atkarībā no darba profila var iekļaut austiņas ar mikrofonu un vebkameru;
  • Rituāli darba uzsākšanai un pabeigšanai. Darbs vairs nesākas ar ierašanos birojā, tāpēc vēlams pašam izdomāt kādu darbību vai rituālu, ar kura izpildi sākas darba diena - rīta kafija, neliela pastaiga utml. Tieši tāpat ir ar darba pabeigšanu, kas nereti ir lielāka problēma nekā uzsākšana. Ir jāiemācās noteiktā laikā izslēgt datoru un aiziet no darba vietas;
  • Vienošanās ar ģimenes locekļiem. Šajā gadījumā visgrūtāk to izdarīt ar bērniem - taču jāpastāsta viņiem, ka tas, ka esi mājās, nenozīmē, ka tev nav jāstrādā. Jāpaskaidro, ka nevar traucēt pat ar maziem steidzamiem jautājumiem. Taču ir būtiski arī dienas laikā ieplānot ilgākus pārtraukumus, lai pievērstos bērniem. Ja ir iespēja, vienoties ar partneri par to, kurš kuru brīdi strādās un kad pieskatīs bērnus;
  • Regulāras pauzes. Vēlams tās apvienot ar nelielām fiziskām aktivitātēm;

Saziņas kanāli

Protams, ka to izvēle un daudzums ir atkarīgi no konkrētā uzņēmuma lieluma un darbības jomas, taču ir vairākas lietas, kas būs nepieciešamas jebkurai attālināti strādājošai kompānijai.

  • Čats - būtiskākā saziņas iespēja kolēģu starpā, kas nodrošina nepārtrauktu komunikāciju un domu apmaiņu. Ir dažādi čatu veidi, taču svarīgākais ir rīka piedāvātā iespēja veidot dažādas grupas, kurās apvienojas konkrētajā jomā strādājošie kolēģi. Taču ļoti svarīgi ir arī čati, kuros apvienoti visi darbinieki, kā arī nenopietno un ārpusdarba lietu čats.
  • Video saziņas iespējas - tas, kas aizvieto telefonsarunas. Strādājot attālināti jāatceras, ka kolēģis, iespējams, šobrīd nodarbojas ar kaut ko svarīgu, un telefona zvans viņu iztraucēs. Tādēļ ieteicams lietot rīkus, kas apvieno gan čatu, gan videozvanu un pirms zvanīšanas apjautāties, kad ir piemērots laiks, kā arī minēt sarunas tēmu. Tas, protams, neattiecas uz steidzami risināmiem jautājumiem. Lielākām kompānijām, iespējams, būs nepieciešamas arī regulāras videokonferences. Arī tādu nodrošināšanai ir pietiekami daudz rīku (skat. zemāk);
  • Kopīgotā informācija - tas nozīmē, ka katram darbiniekam ir pieeja viņam nepieciešamajiem dokumentiem, vai cita veida informācijai, kā arī iespēja savas pielaides robežās iepazīties ar tiem un izdarīt izmaiņas.

Kompānijas ar minimālu administratīvo aparātu un lielu attālinātā darba pieredzi izmanto arī rīkus, kas aizvieto personāldaļas funkcijas - slimības lapu, atvaļinājumu un citus administratīvos procesus.

Kā jau minēts, rīku, kas nodrošina minētās funkcijas, ir daudz. Zemāk redzams tas, ko lieto un rekomendē eazyBI.

FOTO: eazyBI

Kopējā darba organizēšana

  • Attieksmes maiņa - katrs darbinieks kļūst par vadītāju pats sev. Katram pašam, atkarībā no tā, kāda ir vienošanās ar kolēģiem un priekšniecību, jāizlemj, ko darīt un cik ātri to iespējams paveikt;
  • Savstarpēja vienošanās un lēmuma akceptēšana. Strādājot attālināti, vienošanās ir jo īpaši svarīga - vienalga, vai tas ir jautājums par komunikācijas veidu, vai par kādu konkrētu darba uzdevumu. Ceļš līdz šādas vienošanās panākšanai var būt ilgs un diskusijas karstas, taču, ja tā ir sasniegta, to ievēro visi, arī tie, kuri īsti nepiekrīt konkrētajam viedoklim. Ja kāds lēmums tomēr nestrādā, to pēc laika var izdiskutēt no jauna;
  • Darbu sadale. Ja darbu sarakstā ir tādi, kurus var izpildīt vairāki darbinieki, savstarpēji jāvienojas, kurš ko darīs, lai nerastos situācija, kad divi nodarbojas ar vienu un to pašu lietu, kamēr citi darbi ir pamesti novārtā.
  • Savstarpēja palīdzība. Ja birojā var nojaust, ka kādam no kolēģiem ir problēmas, tad strādājot attālināti, var rasties sajūta, ka esi viens un visu aizmirsts ar savām problēmām. Tādēļ ļoti būtiski ir nekautrēties lūgt palīdzību kādam kolēģim. Arī pie lieliem projektiem labāk strādāt divatā, vienam otru pabikstot un uzmundrinot;
  • Iekšējās palīdzības čats. Tas, protams, atkarīgs no uzņēmuma darbības veida un veicamo uzdevumu sarežģītības, taču lieti noder kāda kopīga vietne, kurā var publicēt savu labo pieredzi konkrētas problēmas risināšanā. Ja tas palīdzējis tev, iespējams, būs noderīgs arī kolēģiem;
  • Regulāra saziņa. Regularitāte ir atkarīga no katra uzņēmuma, taču ir būtiski zināt, kas nodarbina kolēģu prātus. Tāpēc ir vērts ik nedēļu katram publiski atbildēt uz pāris jautājumiem - kas izdevies labi, kas nav sanācis, kā arī to, kas satrauc attiecībā uz darbu;
  • Izklaide un atslodze. It īpaši šādā krīzes laikā, kad fiziska saziņa ar kolēģiem nav iespējama, ir ļoti būtiski iekārtot arī kādu joku un nieku čatu, kurā piedalās visi, tai skaitā priekšniecība;

Pilns eazyBI vebināra ieraksts:

Uz augšu