Eiropā izplatās vīruss, taču dzīve turpinās - cilvēki turpina mācīties un komunicēt, uzņēmumu komandām ir jāapspriež dažādi jautājumi. No fiziskās vides daudzu jautājumu risināšana pāriet digitālajā vidē. Turp pārceļas arī bieži vien ilgu laiku iepriekš ieplānotās mācības. Kas tev par to jāzina?
Vadības koučs, līderības trenere Katrīna Ošleja vada mācības grupām, un arī viņu šīs pārmaiņas skar tieši, tāpēc Ošleja dalās pieredzē, kas palīdzēs visām iesaistītajām pusēm labāk sagatavoties.
Mācību process ir jāaplūko no trim perspektīvām - pasniedzēja, dalībnieka un mācību organizatora, kurš parasti ir uzņēmuma personāldaļas pārstāvis. Mācību organizatoram digitālajā vidē viens no izaicinājumiem ir pārliecināties, ka visi dalībnieki ir saņēmuši informāciju. Mūsdienās mēs katrs saņemam tik daudz e-pasta vēstuļu un ir tik daudz atzīmju kalendārā, ka cilvēki reizēm palaiž garām informāciju. Manā pieredzē organizators mācību sākumā arī pats pievienojas grupai un pārliecinās, ka visi ir ieradušies un ka viss tehniski darbojas.
Kas attiecas uz pasniedzēja perspektīvu - ja man ir jāvada mācības klātienē,
man ir daudz vieglāk organizēt grupu darbu, vieglāk praktiski darboties un, piemēram, trenēt neverbālo saskarsmi.
Pirmo reizi gatavojoties mācībām digitālajā vidē, es aizdomājos, kā organizēšu grupu darbu, - uz brīdi biju apmulsusi, kā tas būs. Taču, pateicoties "Zoom" un citām līdzīgām platformām, ir iespēja tiešsaistē pat veidot dažādas apakšgrupas, kur cilvēki mazās digitālās istabās sarunājas, apmainās ar idejām vai trenē savas prasmes un pēc tam atkal atgriežas lielajā grupā.
Protams, tiešajā saskarsmē man kā pasniedzējai ir vieglāk nolasīt neverbālos signālus un saprast, kas notiek grupā. Man ir vieglāk pievērst auditorijas uzmanību. Digitālā vide garām sapulcēm vai garām apmācībām ir nogurdinoša - ir grūti ilgstoši fokusēt uzmanību. Impulss, kam cilvēks seko, ir tikai ekrānā. Savukārt mācībās fiziskajā vidē, kad visi atrodamies tiešā saskarē, ir daudz vairāk dažādu kairinātāju, kas uztur uzmanību. To es arī esmu pamanījusi, kad pati piedalījos apmācībās tiešsaistē kā dalībnieks. Ir tik grūti noturēt uzmanību, ka cilvēkiem ir liels kārdinājums darīt paralēli citas lietas - atbildēt uz e-pasta vēstulēm, sākt ar kolēģiem "čatot"… It kā liekas - es jau tikai uz sekundi! Taču patiesībā jau esi pazaudējis domas pavedienu. Un arī smadzeņu pētījumi liecina, ka cilvēks vienā laika sprīdī var patiesi fokusēties tikai uz vienu lietu. Visas idejas par spēju darīt vairākas lietas vienlaikus jeb "multitāskingu" ir sevi izsmēlušas līdz ar nopietnu smadzeņu pētījumu rezultātu publicēšanu.
Spējā noturēt dalībnieku fokusu daudz kas ir atkarīgs no mācību vadītāja - jo viņš vairāk runā, un dalībnieki ir pasīvi, jo viņiem ir grūtāk noturēt uzmanību.
Tiklīdz dalībnieki iesaistās, viņu uzmanība saasinās un dalība ir efektīvāka.
Jāvienojas par noteikumiem
Gan tiešsaistes apmācībās, gan sapulcēs ir jāvelta laiks noteikumu pārrunāšanai. Turklāt tiešsaistē tas ir desmitkārt svarīgāk! Ne tikai nosaukt noteikumus, bet patiešām vienoties, kādi šie noteikumi būs.
Apmācībās, kuras vadīju tiešsaistē, mūsu noteikumi bija šādi:
- Dalībnieki izslēdz visas aplikācijas un paziņojumus, jo tas palīdz fokusēties;
- Tajā brīdī, kad cilvēks nerunā, viņš nospiež pogu "Mute". Pretējā gadījumā visi blakus trokšņi - iezvanās telefons vai kafijā tiek maisīts cukurs - ļoti traucē un novērš uzmanību;
- Runājam pa vienam. Aktuāli arī klātienē, bet tiešsaistē tas ir īpaši svarīgi. Ja visi runā reizē, nevar saprast neko;
- Ja es gribu runāt, tad saziņas programmās izmantoju funkciju "pacelt roku". Otra iespēja vienoties, ka pamājam ekrānā ar roku, un tā būs zīme, ka ir kas sakāms;
- Vienojāmies arī par to, kā rīkojamies, ja kāds aizrunājas. Izmantojām to pašu žestu - pamājām ar roku;
- Visiem dalībniekiem ir ieslēgts video. Ja vienam dalībniekam ir tikai audio, pārējiem rodas sajūta, ka viņš simtprocentīgi nepiedalās un dara citas lietas, kas tā parasti arī ir;
- Noteikti jāvienojas par pārtraukumiem. Ja klātienē pārtraukumi ir reizi pusotrā vai divās stundās, tad tiešsaistes mācībās pārtraukumu noteikti vajag reizi stundā. Tā mēs vienojāmies, ka katru stundu mums būs neliels pārtraukums 5 līdz 7 minūtes. No pasniedzēja tas prasa skaidrību - tieši cikos mēs atgriežamies no pārtraukuma?
Grupā mums bija viens dalībnieks, kurš paralēli darīja citas lietas. Manuprāt, ir svarīgi - ja esam vienojušies par noteikumiem, tad šo situāciju nevaram atstāt neizrunātu. Un mēs izrunājām šo lietu visi kopā grupā. Tas palīdzēja grupai vienoties par vēl vienu noteikumu. Šā uzņēmuma darba specifika ir tāda, ka reizēm ir ātri jāreaģē un jāfokusējas uz citām lietām. Līdz ar to mēs vienojāmies - grupas dalībnieki pieļauj, ka viens cilvēks dara kaut ko paralēli. Tiklīdz vairāk nekā viens nekoncentrējas tikai uz apmācībām, ceļam trauksmi.
Kā sagatavoties?
Lai cik daudz uzmanības pievērstu gatavošanās procesam, tehniskās lietas var iegāzt. Ir jāpārbauda, kā tehnika un aplikācijas darbojas. Process jāizmēģina ar draugiem vai mājiniekiem. Es iepriekš visu biju izmēģinājusi ar vienu cilvēku - kā parādās prezentācija, kā es no prezentācijas pāreju atpakaļ video režīmā. Taču neiedomājos, ka mācību vadīšanā vienam un septiņiem cilvēkiem atšķiras. Izrādās - kad esmu prezentācijas režīmā, redzu tikai to dalībnieku, kurš runā. Un tas bija apgrūtinājums, jo sapratu no dalībniekiem, ka arī viņi neredz visus. Līdz ar to secināju, ka sistēma ir jāizpēta dziļāk. Tādas nianses var atklāt tikai tad, kad esi vadījis mācības.
Vēl noteikti ir rūpīgi jāplāno laiks
Protams, nevar vienmēr paredzēt precīzi, cik un kam būs laiks vajadzīgs, taču digitālajā vidē precizitātei ir vēl lielāka nozīme. Ja dalībniekiem ir pateikts, ka mācības būs konkrētā laikā, tad viņi plāno tālāk savu dienu. 10 minūtes vairāk - tā viņiem jau var būt nozīmīga aizkavēšanās.
Noteikti ieteiktu pārbaudīt interneta ātrumu un pārliecināties, vai uzņēmuma drošības uzstādījumi pieļauj iespēju saskarsmei ar ārēju kontaktu konferenču zvanu formātā. Un vēl es ieteiktu pabrīdināt dalībniekus, lai viņi, ja vien iespējams, atrodas atsevišķā telpā, nevis, piemēram, atvērta tipa birojā, kur uzmanību viegli novērš dažādi blakus trokšņi.
Digitālās vides ieguvumi
Apmācībām digitālajā vidē ir arī priekšrocības. Tā ir iespēja uzņēmumam ietaupīt savu darbinieku laiku, ko viņi pavada ceļā, un naudu, ko viņi maksā par viesnīcu un aviobiļetēm. Ja vēl ņem vērā vīrusa kontekstu, tad uzņēmums šādi arī parūpējas par darbinieku veselību un atbildīgi izturas pret citu valstu iedzīvotājiem. Digitālā vide arī padara pieejamākus mācību resursus - tā ir iespēja mācīties ne tikai Latvijas, bet arī ārzemju pasniedzēju vadībā.
Mācību formāts kļūst īsāks - organizācijas izvēlas mācības līdz divām stundām.
Salīdzinājumam agrāk bija daudz pieprasītākas mācības līdz četrām stundām. Trīs līdz četru stundu mācības vienas vai divu dienu vietā. Tas nozīmē, ka garāku mācību procesu ir iespējams sadalīt īsākos posmos. Tādējādi darbinieks, piemēram, apgūst vienu modeli, un starplaikā līdz nākamajām mācībām viņš to uzreiz var izmēģināt. Tad apgūst nākamo lietu un atkal izmēģina. Līdz ar to var teikt, ka mācību dalībnieks vairāk integrē apgūto savā ikdienas darbā. Arī man kā pasniedzējai mācības digitālajā vidē ir ieguvums - arī man nekur nav jāceļo.
Domāju, ka jebkura krīze attīsta un maina mūsu paradumus, pat domāšanas paradigmu un kultūru. Ļoti iespējams - kad vīruss jau būs izzudis, mēs pieturēsimies pie digitālās saskarsmes daudz vairāk, nekā tas bija iepriekš. Un tas nemaz nav slikti, jo nozīmē arī vides resursu sargāšanu, piemēram, nelidojot ar lidmašīnu, nebraucot ar auto.
