Aprēķināts, ka nelietderīgi pavadītas darba dienas jeb t.s. laika zagļi biznesam gadā izmaksā daudzus miljonus eiro, tādēļ ir vērts veltīt pietiekamas pūles efektivitātes uzlabošanai, uzskata platformas «BiSMART» eksperti.
Kā visefektīvāk cīnīties ar «laika zagļiem» birojā un biznesā?
Lūdzu, ņemiet vērā, ka raksts ir vairāk nekā piecus gadus vecs un ir pārvietots uz mūsu arhīvu. Mēs neatjauninām arhīvu saturu, tāpēc var būt nepieciešams meklēt jaunākus avotus.
Noskaidrojiet, kas īsti «zog laiku»
Vai tā ir darbinieku izklaidība, novecojušas vai neefektīvas tehnoloģijas, nepareiza darba organizācija? Birojā lielākie «laika zagļi» visbiežāk ir nepietiekami organizēta dokumentu aprite, garas telefonsarunas, negaidīti apmeklētāji, slikti organizētas sapulces, kā arī pārāk liela koncentrēšanās nebūtiskiem sīkumiem. Taču biznesā visbiežāk netiek efektīvi izmantotas tehnoloģijas vai to vienkārši trūkst.
«IBM veiktā globālā uzņēmumu un struktūrvienību vadītāju aptauja atklāj, ka viena no svarīgākajām finanšu vadītāju rūpēm ir optimāla budžeta izveidošana un prognozēšana. Ieviešot un lietojot piemērotus tehnoloģiskos risinājumus, efektivitāti var uzlabot pat par 42%,» atzīst «IBM Latvija» vadītājs Edijs Tanons. Vēl finanšu vadītāji domā un uztraucas par informācijas integrāciju visā uzņēmumā, biznesa sasniegumu mērīšanu un kontroli, kā arī iespējām sniegt savu ieguldījumu stratēģiju izstrādē, secināts IBM veiktajā aptaujā.
Lietojiet tehnoloģijas, kuras palīdz labāk organizēt darba laiku un procesus
Tehnoloģijas padarīs jūsu darbu vieglāku un radīs lielāku biznesa elastību, kas ļaus vieglāk pielāgoties mainīgajai videi. Eksperti iesaka biznesā izmantotās metodes mainīt pamazām, pretējā gadījumā cerēto uzlabojumu vietā iegūsiet haosu. Uzlabojiet tikai vienu vai divas lietas, piemēram, pagaidiet, kamēr jaunās tehnoloģijas tiek pieņemtas un tad turpiniet.
Piemēram, kādā vasaras terasē Vecrīgā nolemts neieguldīt naudu stacionārā videonovērošanā, bet izmēģināt mākonī balstītu sistēmu, kuras uzstādīšana un uzturēšana nav ne dārga, ne sarežģīta, ne laikietilpīga, turklāt ļauj operatīvi reaģēt, ja konstatēti neparasti notikumi. Tāpat šāda sistēma ļauj ātri identificēt terasē aizmirsto mantu īpašniekus, jo video ierakstus mākonī var sameklēt pavisam ātri, turklāt no jebkuras ierīces jebkurā vietā un laikā.
Padariet cīņu ar «laika zagļiem» par biroja kopējo lietu
Privāti e-pasti, ieskatīšanās sociālajos tīklos, aizpļāpāšanās pie kafijas automāta – tā ir ikvienam zināma biroja ikdiena, kas patiesībā «nozog» gana daudz vērtīgā darba laika. Eksperti uzskata, ka haosu lielā mērā rada arī tendence, ka īsti nerespektējam citu cilvēku laiku. Tādēļ, iespējams, vislabāk ir visiem kopā apsolīt Ziemassvētku vecītim mazāk nodarboties ar blakus lietām, tā palielinot darbošanās efektivitāti birojā.
Rūpējieties par to, lai arī pats efektīvi izmantotu laiku
Vislabākais palīgs efektīvai laika plānošanai ir saprātīgi uzturēts personiskais kalendārs un ļoti detalizēts darāmo darbu saraksts. Darba dienas sākumā patiešām ir vērts pārskatīt darāmo darbu sarakstu un labot to atbilstoši aktuālajai situācijai. Tāpat eksperti iesaka rūpīgi nodalīt steidzamos darbus no svarīgām lietām. Un neaizmirstiet par dzīvi ārpus darba – mēs bieži vien esam tik aizņemti, ka, piemēram, svētki var uzkrist kā sniegs uz galvas.