Dilemma IT pakalpojumu jomā - pieņemt darbā profesionāli vai izvēlēties ārpakalpojumu? (3)

Neatkarīgi no uzņēmuma lieluma parasti runa ir par “dzelžu” jeb datoru, serveru, tīklu, bezvadu tīklu un citu darbam nepieciešamo tehnoloģisko līdzekļu iegādi vai nomu. Otrs aspekts – programmatūra, ko var gan pirkt, gan programmēt no jauna īpaši konkrētā uzņēmuma vajadzībām. Ja runa ir par programmatūras iegādi, tad ir ļoti svarīgi speciālistu uzraudzībā saprast, kādu programmatūru izvēlēties, un arī to, kāds licenču iegādes veids būtu uzņēmumam izdevīgākais. Trešais lielais bloks ir informācijas uzglabāšana, kas ir svarīgs bloks, jo nereti ietver dažādu sensitīvu datu uzglabāšanu. Tāpēc, izvēloties ārpakalpojumā informācijas uzglabāšanu, noteikti nepieciešams pieprasīt sertifikātus un audita atzinumu, kas apliecina, ka pakalpojums atbilst visām augstākajām prasībām.

Lielajiem uzņēmumiem bieži ir informācijas tehnoloģiju nodaļa, kas tiek galā ar visiem izaicinājumiem vai zina, kam prasīt padomu, bet maziem un vidējiem uzņēmumiem nereti jādomā par visu no sākuma - kā tehnoloģiju izvēles procesu organizēt, lai paaugstinātu savu konkurētspēju. Šiem uzņēmumiem vajadzētu sākt ar IT stratēģijas izstrādi, kas varētu ļaut ietaupīt uz amata pozīciju – galvenais informācijas vai tehnoloģiju vadītājs jeb angļu valodā attiecīgi “Chief Information Officer” (CIO) vai “Chief Technology Officer” (CTO). Otra iespēja – šo speciālistu pakalpojumus pirkt ārpakalpojumā. Šeit patiešām būtu jāizvērtē, cik liela profesionāļa iesaiste būtu nepieciešama, jo, iespējams, vajadzīga vien, piemēram, programmatūras iegāde, ko arī var uzticēt ārpakalpojumu sniedzējam.

Par labu ārpakalpojumam vienmēr “runās” darbaspēka izmaksas – labam profesionālim būs vajadzīgs atbilstošs atalgojums. Un bieži ar vienu speciālistu nepietiek – vajadzēs gan vadītāju, gan izpildītāju. Vai ir kāds, kurš varētu šo darbu izdarīt ātrāk, lētāk? Kad izvēle ir par labu ārpakalpojuma sniedzējam, dažiem uzņēmumiem patīk, ka kāds uzņemas atbildību un arī izdara darbu viņu vietā. Savukārt citus uzņēmumus tas nepārliecina – tie uzskata, ka unikāls pašu veidots risinājums ir viņu priekšrocība. Ja uzņēmumam ir sajūta, ka tas var iztikt pašu spēkiem, tad jāatceras pārliecināties, ka visas komandas rīcībā esošās prasmes tik tiešām ir tās, kas ir nepieciešamas šo konkrēto darbu veikšanai.

Ja tomēr ir lemts par labu ārpakalpojumu sniedzējam, viens no svarīgākajiem kritērijiem vienmēr būs uzticēšanās. Klasisks izvēles izdarīšanas modelis ir informācijas pieprasīšana, piedāvājuma pieprasīšana, divu labāko pretendentu izvēle un piedāvājumu koriģēšana, lēmuma pieņemšana. Lēmums ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, bet uzticēšanās būs svarīga. Vai pasūtītājs uzticas ārpakalpojuma sniedzējam, ka viņš varēs paveikt, ko ir apsolījis? Un pasūtītājs saņems labāko iespējamo risinājumu? Vai ārpakalpojumu sniedzējs patiešām apzinās, ko apsola, un vai zina, kā to realizēt? Tie visi ir adekvāti jautājumi no pasūtītāja puses. Vēl arī, protams, ir jāizvērtē riski un izmaksas. Pasūtītājam līdz pēdējam brīdim ir ieteicams saglabāt sarunas ar vairākiem pakalpojuma sniedzējiem. Izmaksu izvērtēšanas fāzē ir svarīgi saprast, ka pasūtītājs vienmēr gribēs maksāt mazāk, bet izpildītājs – saņemt vairāk.

Nākamais solis – līguma slēgšana. Tajā ir nepieciešams sīki un smalki atrunāt veicamo darbu sarakstu, kas novedīs pie rezultāta, ko gaida pasūtītājs. Viņam tā ir drošība – ja kaut ko pakalpojuma sniedzējs nav paredzējis, tad izmaksas nāksies segt no savas kabatas. To ir svarīgi atcerēties arī pakalpojuma sniedzējam. Reizēm ir projekti, kas finansiālu atdevi atnes tikai ilgtermiņā.

Neskatoties uz to, ka līgums ir parakstīts, pasūtītājam ir ieteikums rūpīgi sekot līdzi tam, kas notiek, un izvērtēt scenārijus, kas notiks, ja izpildītājs tomēr nevarēs izdarīt, ko apņēmies. Daļa risinājuma būs jau uzbūvēta, un būtu labi saprast, kas paliks pasūtītāja rīcībā un ar ko varēs turpināt darboties tālāk.