/nginx/o/2020/12/11/13523811t1hb5f4.jpg)
Attālinātais darbs ir uz palikšanu. Šogad katrs ir izbaudījis gan tā priekšrocības, gan trūkumus un sācis veidot sev tīkamu, individuālu strādāšanas formulu. Ir cilvēki, kas labāk spēj saņemties darbam kolēģu kompānijā, citi ir izveidojuši perfektus apstākļus mājās un neplāno atgriezties birojā. (“Beidzot mani neviens netraucē un neliek iesaistīties svešu cilvēku peripētijās!”) Tomēr, lielākā daļa biroja darbinieku ilgtermiņā vēlas birojā pavadīt divas-trīs dienas nedēļā. Bet, ja mums ir mainījušās preferences par darba nedēļas ritmu, ko mēs sagaidām no biroja, kad tajā atgriezīsimies pēc ierobežojumu noņemšanas?
Tuvākajos mēnešos, visticamāk, tavs birojs būs maz apmeklēts, kas, savukārt, padara šo periodu par piemērotu uzlabojumu veikšanai. Tādu uzlabojumu, kas uzlabos darbinieku strādāšanas pieredzi. Lai labāk izprastu, kādas tieši izmaiņas būtu vietā, uzdod sev sekojošus jautājumus:
1. Vai darbinieki strādās hibrīda (birojs+mājas) strādāšanas formātā ilgtermiņā?
Visticamāk, laikposmā starp martu un septembri jūsu uzņēmuma ietvaros tika veikta vismaz viena aptauja par to, cik dienas nedēļā darbinieki vēlas turpināt strādāt attālināti. Un, visticamāk, lielākajā daļā anketu tika norādīts, ka cilvēki izvēlētos strādāt no mājām divas-trīs dienas nedēļā, ja darba specifika tam ir labvēlīga. Ja tavs uzņēmums apsver atļaut šādu hibrīdu strādāšanas formātu ilgtermiņā, pirms ieguldīties biroja pārveidē, ir vērts šo jautājumu ar darbiniekiem izrunāt atkārtoti.
Aptaujās rāda, ka šogad darbinieki vairākkārt ir mainījuši savas domas par attālināto darbu. No prieka par to, ka tiks ieekonomēts ceļā pavadītais laiks, līdz vēlmei biežāk tikties ar kolēģiem, no šķēršļiem digitālajā komunikācijā, līdz apziņai, ka videosapulces mēdz būt daudz konstruktīvākas par klātienē notiekošām. Jebkurā gadījumā aktīva komunikācija ar darbiniekiem par viņu strādāšanas pieredzi palīdzēs tev būt par labāku, iejūtīgāku vadītāju.
Apkopojot atsauksmes, saskaiti darbinieku segmentus: tie, kas būs birojā ik dienu; tie, kas pārsvarā strādās no mājām, un tie, kas izvēlas 40-60% dalījumu. Kad būsi veicis šādu aprēķinu, pārej pie nākamā jautājuma.
2. Vai ir vērts katram darbiniekam saglabāt savu piesaistītu/ personificētu darba vietu?
Ja lielākā daļa darbinieku pavada birojā tikai trīs dienas nedēļā, ieviešot nepiesaistītās darba vietas jeb “Tīrā galda” principu (pēc darba dienas beigām darba galds tiek atbrīvots no personīgām mantām), parādās iespēja par 20-30%* samazināt fizisku darba vietu skaitu.
* Īstenībā šis procents ir krietni augstāks! Veicot biroju lietošanas izpēti vairāk nekā 10 tūktošiem uzņēmumu, Rapal konsultanti ir konstatējuši, ka vidējais vienlaicīgi lietoto darba staciju skaits nekad nepārsniedz 55%.
Tātad pirmais ieguvums no tīrā galda principa ieviešanas ir atbrīvotās telpas. Bet tam seko vēl viens, krietni lielāks ieguvums.
3. Kā var uzlabot strādāšanas pieredzi, samazinoties darba vietu skaitam?
Ļaujot darbiniekiem izvēlēties, kādos apstākļos strādāt - mājās vai biroja vidē, ir iespējams šo izvēli daudzveidot, ieviešot birojā zonas, kas ir paredzētas konkrētām aktivitātēm. Un pirmā tāda aktivitāšu grupa, ko vēlams atbalstīt caur biroja interjeru, ir darbības, kurām nepieciešams klusums.
Mūsdienu biroju izplatītākā problēma ir saistīta ar nespēju koncentrēties. Pētniecības uzņēmums Leesman, kas ir veicis darba vides izpēti vairāk kā 50 tūkstošos organizāciju visā pasaulē, norāda, ka visbiežāk darbinieku sūdzības ir vai nu par trokšņa līmeni, vai par cilvēku staigāšanu gar darba vietu. Jā, mēs veidojam birojus, kas izskatās moderni un mudina uz atvērtāku komunikāciju, tomēr aizmirstam, ka 60-70% darba aktivitāšu ir individuālu uzdevumu veikšana. Savukārt, spēja koncentrēties darba vietā ir viens no darbiniekiem svarīgākajiem aspektiem darba vides novērtēšanā.
Lai ļautu darbiniekiem strādāt netraucēti, labākā izvēle ir klusuma telpu ieviešana. Klusuma telpa ir ar sienām atdalīta telpa, kurā ir pieņemts noteikums nesarunāties un neatbildēt uz telefona zvaniem.
Otrā aktivitāšu grupa, ko ir vērts atbalstīt birojā, ir formāla un neformāla komunikācija. Visticamāk, darbinieki izvēlēsies nākt uz biroju vai nu dienās, kad ir ieplānotas daudz iekšējās sapulces, vai nu ar mērķi būt kopā ar savu komandu. Līdz ar to formālās un neformālās komunikācijas zonu īpatsvaram birojā būtu jāpieaug. Savukārt, lai atvieglotu komandas komunikāciju, ir vērts atrast veidu, kā “gaisā” esošu informāciju saglabāt - uz baltām tāfelēm birojā, uz sienām utml.
Un trešā aktivitāte, kas ir kļuvusi krietni aktuālāka šogad, ir dalība videosapulcēs. Prakse rāda, ka cilvēki neiet prom no darba vietas, lai pieslēgtos Zoom sarunai, izņemot tos gadījumus, kad viņi paši ir sapulces vadītāji. Tomēr, ja viens vai divi cilvēki telpā ar sešām darba vietām runājas ar ekrānu, pārējiem cilvēkiem tas var stipri traucēt. Videokonferencēm var atvēlēt atsevišķu telpu, kurā darba vietas ir atdalītas ar akustiskiem skrīniem – starpsienām, bet uz sienām vai griestiem ir akustiskie paneļi. Tādā veidā telpu var izmantot vairāki cilvēki vienlaicīgi.
4. Vai lietderīgāk būtu sagaidīt, kad uzņēmums pārvāksies uz jaunām telpām, lai ieviestu izmaiņas?
Efektīva darba vide ir pakāpenisks process. Ļoti bieži (30-40% gadījumu pēc Leesman datiem), plānojot telpas ar interjera dizaina komandu, gala rezultāts sagrauj darbinieku produktivitāti. Visbiežāk tas notiek, kad biroja plānošanas process ir atdalīts no notiekošā - atsevišķa komanda ar idejām, kuras vēl nav guvušas darbinieku atbalstu. Vislabākais veids, kā tikt līdz videi, kas atbilst strādāšanas paradumiem vislabāk, ir ideju testēšana reālajā vidē. Līdz ar to, vislabākais moments, kad pievērsties izmaiņām birojā, ir tas, kad izkārtojuma maiņa vai remonts traucē pēc iespējas mazākam skaitam cilvēku. Citiem vārdiem - tagad, kamēr spēkā ir ierobežojumi.
5. Kā caur zīmola pieredzi telpā var vairot darbinieku lojalitāti, ja cilvēki retāk apmeklē biroju?
Strādājot attālināti, darbinieki pārsvarā ir ļoti produktīvi ikdienas uzdevumos. Tas ir izskaidrojams ar to, ka viņi uzņem daudz mazāk informācijas, kas ikdienā virmo birojā. Un kaut arī individuālo uzdevumu pildīšanai tas ir pluss, cilvēku iesaiste uzņēmuma dzīvē ir mazāka: viņi izjūt piederību uzņēmumam daudz mazākā apmērā, retāk komunicē ar kolēģiem, kas ir ārpus ikdienas kontaktu loka (parasti 5-7 cilvēki), un ir iespēja, ka viņi attālinās no uzņēmuma kultūras.
Lai uzturētu darbinieku lojalitāti, uzņēmumam ir jāstrādā ar zīmola pieredzi birojā. Ja cilvēks nāk uz tava uzņēmuma mājvietu reti, iespaidiem un atmiņām, ko viņš gūst, ir jābūt spilgtiem, un, vēlams, saskaņotiem ar tava zīmola vērtībām. Šajā gadījumā zīmola vizuālās identitātes elementi strādās vājāk, nekā pieredzes, stāstniecība, apkalpošana, kafijas kvalitāte un pārdzīvojumi.
Ja šis raksts rezonē ar tavām domām un tu vēlies saņemt konsultāciju, AJ Produkti kopā ar darba vides konsultāciju uzņēmumu Lietus, telpu stratēģa Oļega Ņikitina vadībā, var sniegt atbalstu gan darba vides efektivitātes uzlabošanā, gan biroja risinājuma izstrādē, gan aprīkojuma piegādē, montāžā un pēcpārdošanas servisa nodrošināšanā.
Uzzini vairāk par iespējām un risinājumiem šeit: