Darbs ārpus biroja ir kārdinošs darba devējam, jo var samazināt biroja izmaksas, un darbiniekiem, jo var strādāt sev ērtā vidē. Tomēr, lai ieguvēji būtu visi, ir jāņem vērā drošības, efektivitātes un kontroles aspekti, tādēļ «BiSMART» eksperti ir apkopojuši vairākus ieteikumus veiksmīgai procesa organizācijai.
«Lai ērti strādātu ārpus biroja, būtībā ir nepieciešamas tādas tehnoloģijas vai to kopums, kas ļauj darboties tikpat pilnvērtīgi kā birojā. Tomēr jāpatur prātā, ka efektīva attālinātā darba pamatā ir organizēts process un tam pielāgoti tehnoloģiskie risinājumi,» uzsver BiSMART eksperts, «Arrow ECS» biznesa attīstības vadītājs Jurģis Venckus.
#1 Saziņai - kvalitatīva videokonferenču un sapulču programmatūra
Saziņa ir jebkura veiksmīga procesa stūrakmens. Reizēm idejas ir grūti izskaidrot sarunā aci pret aci, kur nu vēl virtuālajā vidē. Tāpēc iespēja organizēt kvalitatīvas videokonferences kļūst svarīga. Protams, var izmantot «Skype», taču daudz drošākas, lietotājiem draudzīgākas un ērtākas ir tādas programmas kā «AdobeConnect» vai «Citrix Gotomeeting». To papildu priekšrocība ir iespēja koplietot dokumentus tiešsaistē, tā tos nevajadzēs sūtīt šurpu turpu e-pastos.
#2 Efektīva procesu pārvaldība un uzskaite
Ja ārpus biroja strādā lielākā daļa komandas vai ir piesaistīti līgumdarbinieki, tad būtiska kļūst darbu plānošana, uzdevumu nodošana un termiņu ievērošana. Lai viss noritētu veiksmīgi, ir jāpievērš pastiprināta uzmanība procesu pārvaldībai.
Šo var atvieglot dažādi projektu vadības rīki – piemēram, «Basecamp», «Asana» vai katrs uzņēmums var radīt sev individuālu risinājumu. Tāpat ir vēl citi biznesa pārvaldības rīki, kas ļaus atvieglot procesus, lai tie varētu noritēt bez tiešas darbinieku vai vadības klātbūtnes.
«Ir daudz risinājumu, kas ļauj efektīvi strādāt ārpus biroja. Piemēram, RVS «Horizon Web» attālināti var iesniegt komandējuma vai atvaļinājuma pieteikumu. Biznesa rādītājiem ērti var sekot «Microstrategy» mobilajā aplikācijā,» citus piemērus min SIA «Visma Enterprise» IT vadītājs Edgars Fabrīciuss.
#3 Droša piekļuve uzņēmuma resursiem vai datu «mākonī» glabātiem dokumentiem
Sākotnēji varētu šķist, ka itin ērti var izmantot zibatmiņas vai tīmeklī pieejamos bezmaksas risinājumus. Tomēr, ja uzņēmums rūpējas par savu reputāciju un informācijas drošību, tad ieteicams izveidot attālinātu piekļuvi iekšējiem resursiem, izmantojot īpašu programmatūru, piemēram, «Citrix XenDesktop». Ja to papildina droša, vairāku pakāpju autentifikācija, piemēram, risinājums «sms passcode», tad ir pārliecība, ka uzņēmuma resursu lietotājs patiešām ir tas, par ko uzdodas.
«Jāsaprot, cik lielā mērā uzņēmums spēj kontrolēt informāciju, kas pamet biroju kopā ar mobilajiem darbiniekiem. Izvēlētajiem risinājumiem jābūt lietotājiem draudzīgiem, kā arī ērti pārvaldāmiem un uzturamiem. Ja šie kritēriji ir ievēroti, tad izveidot efektīvu attālināto darba vietu ir gluži vienkārši,» atzīst Jurģis Venckus.
#4 Ērts e-pasts
Elektroniskais pasts ir tik pašsaprotama saziņas forma, ka bieži vien pat nenāk prātā, cik lielā mērā paļaujamies uz labi un ērti strādājošu e-pastu. Svarīgi, lai izmantotā e-pasta sistēma atbilstu konkrētām uzņēmuma vajadzībām, vienlaikus nodrošinātu piekļuvi arī attālināti un nebūtu situāciju, kad darbiniekam jāpārsūta elektroniskās vēstules uz savu privāto e-pastu.
«Lai darbs ārpus biroja kalpotu gan darbinieka, gan uzņēmēja mērķiem, sistēmām jābūt precīzi noteiktām informācijas drošības prasībām, lai samazinātu drošības riskus teju līdz minimumam. Jābūt atbildēm, piemēram, uz šādiem jautājumiem: vai cilvēkam ir jālieto uzņēmuma dators, vai var lietot personisko datoru? Vai ir programmas, kuras nedrīkst lietot? Aizdomīgās situācijās IT nodaļas vai IT konsultantu atbalstam ir jābūt pieejamam nekavējoties,» norāda biznesa attīstības vadītājs.
«BiSmart» kā kustība, kuru iniciēja «Telia Latvia», aizsākās 2014.gadā ar Biznesa Tehnoloģiju forumu, taču tagad tā ir pārtapusi par vērienīgu platformu, kur tiekas bizness, idejas un viedās tehnoloģijas. Vairāk par «BiSmart» aktivitātēm var uzzināt šeit www.bismart.lv .
«BiSmart» partneri: «LMT», «Telia Latvija», Arrow ECS», «VISMA», «Cisco» un «Samsung Business». Atbalstītāji: «Opus Capita», «SAP», «SEB», «Microsoft», «PWC», «Demarsch», «Canon» un «TNS Latvija». Informatīvie partneri: «TVNET», «LETA», «Kapitāls», «Inbox.lv», radio «SWH» un «Kursors.lv»
